会社を運営していくにあたり毎日経費がかかってしまうことは仕方がないことですが、削減できるところは削減していかなければなりません。
固定費の中でも大きな割合を占めるのか印刷代。だからといって日々の業務には欠かせない印刷物。本記事では印刷代やトナー代などを削減するためにできることをお伝えしていきたいと思います。
固定費節約の必要性
まず、会社の運営で固定費の節約が重要なのは、会社の利益と直結しているからです。会社の利益を上げる方法は、売上を向上するか経費を削減するしかありません。売上向上はすぐに出来るとは限りませんが、経費削減はすぐに実行可能で効率的に利益を上げる方法です。また、不要な固定費を節約することで結果的に業務の効率化や働きやすさの向上などの副次的効果も期待できます。経営者や経営陣の方は経費削減の為に固定費の節約を検討してみましょう。
基本的な考え方
節約に取り組む場合は、大きな成果が見込めるところから行いましょう。使っていない部屋の電気や冷暖房を消す、使用済み書類の裏面をメモとして再利用するなどの、細かい取り組みを行っても節約成果はあまりありません。会社全体で取り組む規模の内容であれば固定費に対する社員全員の意識改革も行えて大きな成果が望めます。
やってはいけない節約法
従業員のモチベーション低下につながるような節約は絶対にやってはいけません。賃料が安い古いビルへの引っ越しや、冷暖房の使用制限など、労働環境の劣化は従業員のモチベーションや作業効率を下げる原因にもつがなります。また、サービスの質を下げるような節約もしないよう注意しましょう。商品やサービスの品質が低下すると顧客離れに繋がります。売上が下がってしまうと本来の会社を運営するという自体が出来なくなってしまいます。
会社のコスト削減を実現できる方法とは？
会社を運営していくにあたって毎日の固定費はどうしてもかかっていってしまうものです。具体的には、以下のようなものが固定費として考えられるでしょう。
・印刷代やトナー代
・水道光熱費
・通信費
・事務所の賃料
・出張費や交通費
業種にもよりますが、上記の中でも印刷代やトナー代が大きな割合を占めるという会社は多いはずです。
今回は、会社の固定費の中でも特に印刷代やトナー代を削減するために役立つ内容をご紹介していきます。
リース契約に関する経営努力を行う
会社の印刷に関してはリース契約を結んでいることも多いでしょう。そうした方はリース会社と料金交渉することをおすすめします。
具体的には、以下のようなことが考えられます。
・カウンター料金を値引き交渉する
・リース会社を変更する
・カウンタ―契約を取りやめる
それぞれご紹介します。
カウンター料金を値引き交渉する
カウンター料金とはプリンター(複合機)の保守点検費用やトナー代がセットになった料金のことです。
印刷代に関して固定費が高くなっていると感じたら、このカウンター料金の値引き交渉をしてみるとよいでしょう。
一般的に、使用する量が多くなるほどカウンター料金の値引き交渉はしやすいです。
契約したときと比べて使用枚数が多くなっているというケースでは、値引き交渉がうまくいく可能性も高いはずです。
リース会社を変更する
リース料金やカウンター料金が高いという場合には、リース会社を変えてみるのも一つの方法です。
他社の見積もりを取っておくことで、現在契約している会社に引き下げ交渉をする際の材料となるでしょう。
カウンター契約を取りやめる
現在のリース会社とカウンター契約をしているというケースでは、トナーキット方式にするなど他の契約方式も検討してみるとよいでしょう。
トナーキット方式とはトナーの保守点検費用を含めた契約のことで、印刷量が月に1,000枚など比較的少ない会社でお得になる可能性が高いといえます。
トナーキット方式とは別に全く保守点検費用を含めない契約方式もあるため、会社でどのくらいの印刷が必要か状況に応じて契約方式を選ぶとよいでしょう。
印刷に関するルールを設ける
印刷代やトナー代を削減するために、あらかじめ節約につながるルールを定めておくのも有効です。
具体的には以下のようなことが考えられます。
・両面印刷の義務化
・白黒印刷の義務化
・プレビュー確認の徹底
両面印刷を義務付けることでプリント用紙代を2分の1に削減できます。
社内で使う資料であれば多くの場合両面印刷で事足りるでしょう。また、裏面を使っていない用紙をプリント用紙として再利用することもおすすめです。
次に、白黒印刷を義務化することで、カラー印刷と比べてトナー代を4分の1～5分の1に削減できます。こちらも社内で使う資料であればほとんど白黒印刷で事足りるはずです。
最後に、印刷前に必ずプレビュー画面での確認を徹底することで、プリントミスによる無駄を省くことができます。
こうしたルールをしっかり徹底して実践に移していくことで印刷代やトナー代の削減につなげられるでしょう。
ペーパーレス化を進める
印刷代やトナー代を削減する方法としてペーパーレス化を進めることも考えましょう。
例えば、社内で使う資料についてはわざわざ印刷しなくてもメール配布にするだけで十分ということもあると思います。
チャットツールを活用して、それまで紙に印刷して配布していた社内報などをネット上で閲覧できる専用のチャンネルを開設するといった工夫も有効です。
また、仮にそうしたツールを導入しない場合でも、社内の掲示板に印刷した紙を貼るスペースを設けるだけでも印刷代やトナー代は削減できるはずです。
固定費削減なら新電力会社への切り替えも有効！
ここでは印刷代やトナー代の節約方法をお伝えしましたが、光熱費が高額になっているというケースもあります。
こうした会社では、電力会社を変えるだけで大きく固定費を下げられることもあるので、新電力会社への切り替えを検討してみるとよいでしょう。
まとめ
今回は会社の固定費削減の中でも印刷代とトナー代削減に関する方法をご紹介しました。
リース会社との交渉や社内ルールの徹底、ペーパーレス化の推進など、いずれも負担なく進められることばかりなので、すぐに実践してみてはいかがでしょうか。
ちょっとしたことでも節約の意識を持って取り組むことで、結果として固定費を大きく削減することにつなげられるはずです。
また、印刷代やトナー代以外に電力会社を切り替えることで固定費削減につながることもあるので、ぜひ切り替えを検討してみてください。
